Personuppgiftspolicy

I denna personuppgiftspolicy beskriver vi, Fusion Office AB, org.nr 559252-1925, hur och varför vi behandlar personuppgifter i vår verksamhet samt när vi tillhandahåller våra tjänster. Fusion Office är personuppgiftsansvarig för den behandling som utförs av oss i enlighet med denna personuppgiftspolicy. Vi kommer samla in och behandla personuppgifter i enlighet med denna personuppgiftspolicy, den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679), även kallad GDPR, och nationell lagstiftning som kompletterar dataskyddsförordningen.

Det är viktigt för oss på Fusion Office att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi är öppna med hur vi samlar in, behandlar och använder dina personuppgifter vilket framgår av denna personuppgiftspolicy. Du hittar även information om dina rättigheter som registrerad och hur du kan utöva dessa.

Utöver vad som anges i denna personuppgiftspolicy så kan Fusion Office vid tillhandahållande av sina tjänster komma att agera som personuppgiftsbiträde åt sina kunder. Respektive kund är i så fall personuppgiftsansvarig. De personuppgiftsbehandlingar som Fusion Office utför som personuppgiftsbiträde regleras genom parternas personuppgiftsbiträdesavtal, som Fusion Office  i tillämpliga fall har ingått med respektive personuppgiftsansvarig kund. Fusion Office kommer som personuppgiftsbiträde endast att behandla personuppgifter i enlighet med den personuppgiftsansvarige kundens instruktioner och ingånget personuppgiftsbiträdesavtal.

Mer information om de tjänster som vi tillhandahåller finns på vår webbplats, www.fusionoffice .se.

1. Kategorier av registrerade och personuppgifter

1.1 Fusion Office samlar in och behandlar personuppgifter som du lämnar till oss och som vi samlar in när du använder våra tjänster. Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter om följande kategorier av registrerade:

Kunder: En person som använder våra tjänster eller representerar en organisation som använder våra tjänster. Fusion Office kan komma att behandla följande personuppgifter om kunder: Namn, telefonnummer, e-postadress, telefonnummer, postadress, besöksadress, uppgifter i avtal, namn på företag, titel, funktion, bild, betalnings/faktureringsuppgifter, användarnamn, personuppgifter i e-postmeddelanden och CRM-system samt övriga uppgifter som är relevanta för syftet med kontakten.

Affärskontakter och övriga besökare: Den som besöker eller kontaktar oss eller går in på vår webbplats eller våra sociala medier. Fusion Office kan komma att behandla följande personuppgifter om affärskontakter som inte är kunder samt övriga besökare: Namn, e-postadress, telefonnummer, namn på företag, titel, funktion, personuppgifter i e-postmeddelanden och CRM-system samt övriga uppgifter som är relevanta för syftet med kontakten. Vid besök på vår webbplats kan vi komma att samla in viss besöksstatistik och enhetsinformation genom cookies, samt därutöver de uppgifter du väljer att lämna vid ditt besök.

Arbetssökande: Den som söker en tjänst hos Fusion Office. Fusion Office kan komma att behandla följande uppgifter om arbetssökande: Namn, telefonnummer, e-postadress, telefonnummer, postadress, personnummer, ålder, arbetslivserfarenhet, utbildningshistorik, betyg, meriter samt övriga uppgifter som den arbetssökande väljer att lämna i CV och personligt brev.

1.2 Vi samlar in och behandlar personuppgifter som vi erhåller från tredje part. Personuppgifterna samlas in från professionella tillhandahållare av affärsinformation, för nu Bisnode Sverige AB. Mer information om deras personuppgiftsbehandling finns på www.bisnode.com/privacy. Vi kan även komma att samla in information från tillhandahållare av sociala medieplattformar, för nu Facebook, Google och Linkedin. Mer information om deras personuppgiftsbehandling finns på respektive tillhandahållares webbplats. Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter om följande kategorier av registrerade som vi samlar in från tredje part:

Potentiella kunder: En person som företräder en organisation som vi bedömer kan vara intresserade av de tjänster som Fusion Office erbjuder. Fusion Office kan komma att behandla följande personuppgifter om potentiella kunder: Namn, e-postadress, telefonnummer, postadress, besöksadress, namn på företag, titel, funktion och personuppgifter i e-postmeddelanden.

2. Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter

2.1 Vi samlar in och behandlar personuppgifter för följande ändamål baserat på följande rättsliga grunder:

Kunder:

• För att administrera och tillhandahålla våra tjänster till kunden.
• För att kontakta kundens kontaktperson(er) angående våra tjänster.
• För att underhålla och utveckla våra tjänster.
• För att fakturera och utföra andra administrativa åtgärder.
• För att ge bättre service och anpassa våra tjänster till kunden.
• För att skicka information och marknadsföring om Fusion Office och våra tjänster.

 Rättslig grund: Vårt berättigade intresse.

• För att uppfylla lagstadgade krav på bokföring och andra tillhörande lagkrav.

Rättslig grund: Följa gällande lagstiftning.

Affärskontakter, leverantörer och övriga besökare:

• För att vi ska kunna assistera den som väljer att kontakta oss eller besöker vår webbplats.
• För att kunna etablera och upprätthålla affärssamarbeten.
• För att ingå avtal och tillgodogöra oss leverantörers tjänster.
• För att ge bättre service och anpassa vår webbplats till besökarens enhet.

Rättslig grund: Vårt berättigade intresse.

Potentiella kunder:

• För att skicka information och marknadsföring om Fusion Office och våra tjänster.
• För att kunna etablera nya kundrelationer.

Rättslig grund: Vårt berättigade intresse.

Arbetssökande:

• För att kunna administrera rekryteringsprocesser och anställa personal.

Rättslig grund: Vårt berättigade intresse.

• För att spara arbetssökandens uppgifter inför kommande rekryteringar.

Rättslig grund: Samtycke.

2.2 Vid behandling med stöd i den rättsliga grunden berättigat intresse anser Fusion Office vår behandling är berättigad för att vi ska kunna utföra, fullgöra och administrera vår verksamhet, tillhandahålla våra tjänster till våra kunder samt etablera och upprätthålla kontakten med kunder, potentiella kunder, affärskontakter, leverantörer och andra som kontaktar oss. Vårt berättigade intresse att skicka marknadsföring och information om vår verksamhet baserar vi på att sådan information kan vara av intresse för registrerade och dess organisation samt att eventuell integritetsrisk för den registrerade är begränsad. Den registrerade kan när som helst invända mot vår behandling av den registrerades personuppgifter för ändamålet marknadsföring.

3. Lagring av personuppgifter

3.1 Vi lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt utifrån ändamålen med personuppgiftsbehandlingen. Personuppgifter lagras enligt följande.

Kunder: Vi sparar personuppgifter så länge som en registrerad har en gällande relation med oss, exempelvis ett kundavtal, antingen själv eller genom koppling via en kundorganisation eller en samarbetspartner, och i högst 12 månader därefter.

Affärskontakter och leverantörer: För att etablera en affärsrelation och därefter så länge som Fusion Office har en affärsrelation med affärskontakten och/eller dess organisation.

Övriga besökare: Vid besök på vår webbplats, under besöket. Vid kontakt med oss sparas personuppgifterna så länge som krävs för att assistera den som kontaktar oss.

Arbetssökande: Tills den sökta tjänsten har blivit tillsatt. Om den arbetssökande samtycker sparas uppgifterna så länge samtycket kvarstår.

För att skicka information och marknadsföring om Fusion Office och våra tjänster: Så länge som vi skickar ut sådan information, om du inte motsätter dig att få informationen. Personuppgifter som är nödvändiga för att skicka information enligt denna punkt sparas även om kortare tid angivits ovan.

Uppgifter som krävs enligt tillämplig lagstiftning: Oaktat vad som har angivits i stycket ovan, kan vi komma att spara personuppgifter längre om det behövs för att följa lagkrav, exempelvis sju år enligt bokföringslagen, eller för att bevaka Fusion Office s rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.

3.2 När personuppgifterna inte längre ska lagras av oss enligt vad som angivits i detta kapitel ovan kommer personuppgifterna att tas bort genom radering eller anonymiseras.

4.Utlämning och delning av personuppgifter

4.1 Vi kan komma att lämna ut personuppgifter till tredje part i den mån det är nödvändigt för att tillhandahålla våra tjänster, administrera vår verksamhet, kunna anlita underleverantörer, köpa in varor och tjänster samt om utlämning krävs enligt tillämplig lag. Vi kan komma att dela dina personuppgifter med leverantörer som vi använder för att tillhandahålla våra tjänster, exempelvis mjukvaru- och datalagringsleverantören Microsoft, leverantörer av betaltjänster, tillhandahållare av IT-relaterade tjänster, sociala medier, marknadsföringsbyråer, bokföringsbyråer, rådgivare (exempelvis avseende juridiska tjänster), affärskonsulter samt andra administrativa tjänstetillhandahållare.

4.2 Vid överföring av personuppgifter är vi fortsatt personuppgiftsansvarig för vår egen behandling, medan mottagaren antingen blir personuppgiftsansvarig för sin vidarebehandling eller personuppgiftsbiträde till oss, utifrån omständigheterna i det specifika fallet.

4.3 När vi anlitar leverantörer som kommer att behandla personuppgifter för vår räkning så kommer vi att ingå personuppgiftsbiträdesavtal med personuppgiftsbiträdet. Detta gör vi för att säkerställa att personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter sker i enlighet med våra instruktioner och tillämplig lag.

5. Säkerhet och geografisk plats för behandling av personuppgifter

5.1 Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållande till risken med vår personuppgiftsbehandling.

5.2 Våra tjänster tillhandahålls från datacenter som är placerade i EU och EES och vi kommer i huvudsak att behandla dina personuppgifter inom EU och EES. Vi kan dock komma att behandla dina personuppgifter utanför EU och EES. I så fall kommer vi att vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att behandlingen sker på ett säkert sätt och i enlighet med gällande lagstiftning, bland annat dataskyddsförordningen.

6. Cookies 

6.1 En cookie-fil är en textfil som genom tillstånd från dig kan placeras i din dator eller mobila enhet. Om du godkänner detta, kommer din webbläsare att lägga till texten i en separat fil.

6.2 Vi använder cookiefiler för att underlätta analyser av trafiken på vår webbplats genom att vi får kännedom om hur vår webbplats har använts, från vilken typ av enhet och vid vilken tidpunkt.

7. Dina rättigheter som registrerad

7.1 Dataskyddsförordningen ger dig som registrerad ett antal rättigheter vad gäller behandling av personuppgifter. Det är vår uppgift att uppfylla dessa rättigheter som personuppgiftsansvarig.

7.2 Rätt till tillgång: Du har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som tillhör dig behandlas av oss, och i sådana fall få en kopia av vilka typer av personuppgifter och viss information om behandlingen. Vi kan, med hänvisning till dataskyddsförordningen, inte lämna ut personuppgifter om det kan komma att inverka menligt på andras rättigheter och friheter.

7.3 Rätt till rättelse: Om personuppgifter som behandlas är felaktiga eller ofullständiga kan du som registrerad begära att vi utan onödigt dröjsmål korrigerar dessa.

7.4 Rätt till radering: I vissa fall har du som registrerad rätt att begära radering av dina personuppgifter (”rätten att bli bortglömd”). Ett exempel är när personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats. Det kan dock finnas avtalsförhållanden eller lagkrav som innebär att vi inte kan radera dina personuppgifter.

7.5 Rätt till dataportabilitet: Du som registrerad har rätt att överföra personuppgifter som du lämnat till oss till annan personuppgiftsansvarig, om behandlingen stöds på de rättsliga grunderna fullgörande av avtal eller samtycke. Personuppgifterna ska tillhandahållas dig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Om det är tekniskt möjligt kan du som registrerad begära att uppgifterna överförs direkt till annan personuppgiftsansvarig. Rätten gäller endast för de personuppgifter som du själv har lämnat till oss.

7.6 Rätt till begränsning av behandling: Du som registrerad har i vissa fall rätt att kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter, d v s begränsar behandlingen till vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när du som registrerad anser att personuppgifterna är felaktiga och har begärt att dessa rättas. Du kan då begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds. När begränsningen upphör kommer du att informeras om detta.

7.7 Rätt att invända: Du som registrerad har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som stöds på den rättsliga grunden berättigat intresse. Vid en invändning ska vi upphöra med behandlingen om vi inte kan visa tvingande legitima grunder för behandlingen som överväger dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen av personuppgifter utförs för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

7.8 Rätt att invända mot direktmarknadsföring: När personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring har du som registrerad rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter för det syftet. Om du motsätter dig behandling av personuppgifter för direktmarknadsändamål kommer vi att upphöra med sådan behandling av dina personuppgifter. 

7.9 Rätt att lämna in klagomål: Om du vill framföra klagomål mot vår behandling av dina personuppgifter, är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges nedan. Du har även rätt att lämna in klagomål om vår personuppgiftsbehandling till tillsynsmyndigheten som i Sverige är Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten.

8. Ändringar av policyn

8.1 Vi kan komma att uppdatera och ändra denna policy. Den senaste versionen finns på vår webbplats.

8.2 Denna personuppgiftspolicy uppdaterades senaste gången den 11 november 2020.

__________

Kontaktuppgifter

Vid frågor om vår behandling av personuppgifter eller för att utöva dina rättigheter som registrerad, vänligen kontakta oss så kommer vi att hjälpa dig.

Fusion Office AB
Marieviksgatan 19 A
117 43  Stockholm

E-post: info@fusionoffice.se
www.fusionoffice .se